Politique de confidentialité

1. Identité et contact

2. Une distinction essentielle : responsable du traitement et sous-traitant

Pour le site OptimizRDV, les demandes de contact, la prospection, la gestion des clients professionnels, la facturation, le support, la sécurité et la gestion administrative : Jean-Charles MASSIF / JCM solutions détermine les finalités et moyens essentiels et agit en qualité de responsable du traitement.

Pour les données de réservation collectées sur la page d’un professionnel : le professionnel concerné détermine en principe pourquoi les données sont collectées et comment le rendez-vous est géré. Il agit alors comme responsable du traitement et OptimizRDV intervient comme sous-traitant technique pour son compte, sous réserve de l’analyse juridique applicable à la situation réelle.

Cette distinction détermine notamment à qui adresser en priorité une demande portant sur les données d’un rendez-vous.

3. Données traitées pour les besoins propres d’OptimizRDV

Contact, audit et prospection

• nom, prénom et fonction ;
• coordonnées professionnelles ;
• nom et informations de l’entreprise ;
• contenu des échanges, demandes et préférences ;
• données nécessaires au suivi commercial et au droit d’opposition.

Clients professionnels

• identité et coordonnées du responsable ;
• informations légales et de facturation ;
• offre souscrite, factures, paiements et historique contractuel ;
• demandes de support, incidents, validations et échanges ;
• informations nécessaires à l’installation et à la configuration du service.

Site et sécurité

• données techniques de connexion et de sécurité lorsque nécessaires ;
• préférences relatives aux cookies ;
• données de mesure d’audience lorsque l’utilisateur y a consenti et que ce consentement est requis.

4. Données traitées lors d’une réservation

Selon la configuration choisie par le professionnel, une réservation peut nécessiter :

• prénom et/ou nom ;
• téléphone ;
• adresse email ;
• prestation sélectionnée ;
• date et heure du rendez-vous ;
• établissement ou professionnel concerné ;
• message facultatif lorsque cette fonction est activée ;
• informations techniques strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la preuve de la réservation.

Le professionnel est responsable de la pertinence des champs qu’il demande à ses clients et doit limiter la collecte au strict nécessaire.

5. Données sensibles et données de santé

Une simple information relative au motif d’un rendez-vous peut, selon le contexte, révéler une information sur l’état de santé. Le service standard OptimizRDV n’a pas vocation à constituer ou héberger un dossier médical ou des données cliniques détaillées.

Les utilisateurs sont invités à ne pas saisir de diagnostic, d’antécédent médical ou d’autre information sensible dans un champ libre sauf demande légitime du professionnel dans un cadre spécifiquement adapté.

Les professionnels dont l’activité implique des données de santé ou d’autres catégories particulières de données doivent en informer OptimizRDV afin que les exigences applicables puissent être examinées avant mise en œuvre.

6. Finalités et bases légales

• Répondre aux demandes et préparer une offre : mesures précontractuelles et, selon le cas, intérêt légitime.
• Fournir et administrer le service : exécution du contrat.
• Facturation, comptabilité et obligations légales : obligation légale.
• Support, sécurité, prévention des abus et défense des droits : intérêt légitime, dans le respect des droits des personnes.
• Prospection B2B : intérêt légitime lorsque la réglementation l’autorise, avec possibilité d’opposition simple et gratuite.
• Cookies ou traceurs non nécessaires : consentement lorsqu’il est requis.
• Réservation pour le compte d’un professionnel : base légale déterminée par le professionnel responsable du traitement ; OptimizRDV exécute alors le traitement sur ses instructions en qualité de sous-traitant.

7. Destinataires et prestataires techniques

Les données sont accessibles aux seules personnes et prestataires qui en ont besoin pour les finalités décrites.

Selon les fonctions activées, les catégories de prestataires peuvent comprendre :

• hébergement du site et des services ;
• Google pour les outils d’agenda, feuilles de calcul, messagerie ou mesure d’audience lorsque utilisés ;
• Make pour certaines automatisations ;
• prestataires d’envoi d’emails ou de SMS ;
• prestataires de paiement ou de facturation lorsqu’ils sont activés ;
• prestataires techniques intervenant ponctuellement pour la maintenance ou la sécurité.

8. Sous-traitants ultérieurs des données de réservation

Lorsque OptimizRDV agit comme sous-traitant d’un professionnel, il peut recourir à des sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture du service. La liste est tenue à jour et peut être obtenue auprès de contact@optimizrdv.com.

Les modalités d’autorisation, d’information en cas de changement et les obligations de ces sous-traitants sont encadrées par les CGV et les clauses de sous-traitance applicables.

9. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque la réglementation l’exige, ces transferts sont encadrés par un mécanisme reconnu par le droit applicable, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou des garanties complémentaires appropriées.

10. Durées de conservation

• Prospects : jusqu’à trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect, sous réserve d’une durée plus courte lorsque la finalité disparaît.
• Opposition à la prospection : les informations strictement nécessaires à la prise en compte de l’opposition peuvent être conservées afin d’éviter toute nouvelle sollicitation.
• Relation client : pendant la durée du contrat, puis en archivage pendant les délais nécessaires à la preuve et au respect des obligations légales.
• Factures et pièces comptables : dix ans lorsque cette durée légale est applicable.
• Données de réservation : pendant la durée nécessaire au service et selon les instructions et obligations du professionnel responsable du traitement ; elles ne sont pas conservées indéfiniment par OptimizRDV.
• Choix relatifs aux cookies : le choix d’accepter ou de refuser peut être mémorisé pendant une durée destinée à éviter de solliciter l’utilisateur trop fréquemment ; une durée de six mois est en principe utilisée comme référence.

11. Sécurité

OptimizRDV met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données, aux risques et aux moyens raisonnablement disponibles, notamment en matière de contrôle des accès, de limitation des droits, de sauvegarde, de maintenance et de confidentialité.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, les incidents sont traités selon leur nature et les obligations légales applicables.

12. Vos droits

Selon le traitement et sa base légale, vous pouvez disposer des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions prévues par la loi française.

13. Comment exercer vos droits

Pour les traitements dont Jean-Charles MASSIF / JCM solutions est responsable : contact@optimizrdv.com.

Pour une demande portant sur une réservation, vous pouvez également contacter directement le professionnel auprès duquel le rendez-vous a été pris. Lorsqu’OptimizRDV reçoit une demande concernant un traitement réalisé pour le compte de ce professionnel, elle peut être transmise au professionnel afin qu’il y donne suite, OptimizRDV lui apportant l’assistance nécessaire.

Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsque des doutes raisonnables existent sur l’identité du demandeur et dans la mesure nécessaire.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

14. Cookies et traceurs

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être déposés dans les conditions prévues par la réglementation.

Les cookies de mesure d’audience, publicité ou autres traceurs soumis au consentement ne sont utilisés qu’après un choix valide de l’utilisateur. Le refus doit être aussi simple que l’acceptation et le consentement peut être retiré à tout moment depuis l’outil de gestion des cookies.

15. Mise à jour de la politique

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d’une évolution du service, des prestataires, des traitements ou du cadre juridique. La date de mise à jour figure en bas de page.